แบบฝึกหัดบทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ (กิจกรรม5) กลุ่มที่เรียน 1
รายวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน รหัสวิชา 0026 008
ชื่อ –สกุลนางสาว สุชานันท์ พวงมาลี รหัส 57010310677
คำชี้แจง จงตอบคำถามต่อไปนี้
1. จงอธิบายความหมายของการจัดการสารสนเทศ
ตอบ การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยมีการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์กรในการจัดการสารสนเทศ
ที่มา : หนังสือประกอบการสอนวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน 0026008
2. การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลและต่อองค์การอย่างไร
ตอบ 2.1 ความสำคัญการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคลรวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้าและมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช่จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่ที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถ ที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตัว โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับ
2.2 ความสำคัญการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
2.2.1 ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์ เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสรเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสรเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ และระดับสูงให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
2.2.2 ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกดารดำเนินงาน เช่น สัญญาการลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ รายงานการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นสารนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์
2.2.3 ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงานจำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับภายในและภายนอกองค์การโดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงายภายนอกองค์การตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ เช่น กรรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ
ที่มา : หนังสือประกอบการสอนวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน 0026008
3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ยุค อะไรบ้าง คำชี้แจง จงตอบคำถามต่อไปนี้
1. จงอธิบายความหมายของการจัดการสารสนเทศ
ตอบ การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยมีการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์กรในการจัดการสารสนเทศ
ที่มา : หนังสือประกอบการสอนวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน 0026008
ตอบ แบ่งออกเป็น 2 ยุค ตามลักษณะการจัดเก็บสารสนเทศ ได้แก่
3.1 การจัดการสารสนเทศโดยใช้มือ
การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum) แห่งกรีก ในช่วง 197-159 ปีก่อนคริสตศักราช
ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่นมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูกล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิดเครื่องพิมพ์ขึ้น พิมพ์หนังสือเล่มแรกของยุโรปคือ ไบเบิลในภาษาละติน เมื่อการพิมพ์แพร่ จึงมีการพิมพ์หนังสือ ทั้งตำรา สารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือมีอยู่ในเมืองใหญ่ๆ ทั่วยุโรป
ศตวรรษที่ 16 กิจการการค้าหนังสือแพร่จากทวีปยุโรปสู่ทวีปอื่นทางเส้นทางการค้าและพัฒนาเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ส่งผลให้หนังสือจัดเป็นส่วนหนึ่งของชนทุกชั้น ลักษณะของหนังสือเปลี่ยนไป ขนาดเล็กลงใช้สะดวกขึ้น ไม่มีสื่อประเภทใดที่เป็นเครื่องมือค้นสื่อที่จัดเก็บแลเผยแพร่ได้อย่างมีประสิทธิภาพเทียบเท่าหนังสือเป็นระยะเวลายาวนาน (Feather 2002 : 24)
การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่ออยู่ในรูปของสื่อสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือโดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรกเ เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามลำดับก่อนหลังของหนังสือที่ห้องสมุด หน่วยงานได้รับ และรวมทั้งการกำหนดสัญลักษณ์ขึ้นเป็นตัวเลขและ/หรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น มีการจัดทำบัญชีรายการหนังสือ เอกสาร เป็นเล่มเพื่อใช้ค้นและเป็นบัญชีคุมหนังสือและ
เอกสารด้วย ต่อมายังมีการจัดทำเป็นแคตาล็อก (catalog) หรือบัตรรายการหนังสือ ในระยะแรกเป็นเพียงบัญชีรายชื่ออย่างหยาบๆ ต่อมามีรายละเอียดของหนังสือมากขึ้น และบอกเนื้อหาไว้ในบัญชีรายชื่อด้วย โดยมีการควบคุมบรรณานุกรม (bibliographic control) เป็นการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมหรือรายการทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือค้นหา ค้นคืนสื่อรูปแบบต่างๆ ทั้งหนังสือ สื่อบันทึกเสียง ภาพ และอื่นๆ ที่ประดิษฐ์ขึ้นในช่วงศตวรรษที่ 19
การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ. 1876มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC)เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆ จนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก
สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า และส่งออกตามลำดับเวลา มีการจัดทำทะเบียนเอกสารรับเข้า - ส่งออกในสมุดรับ – ส่งและจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาเป็นจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในตู้เก็บเอกสาร โดยพัฒนาเป็นหมวดหมู่ของระบบงานสารบรรณเอกสาร การจัดเก็บ อาจจัดเรียงตามลำดับอักษรชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคคล ตามเนื้อหา ตัวเลข ตัวอักษรผสมตัวเลข ลำดับเวลา และตามรหัส และมีการทำดรรชนี กำหนดรหัสสี มีการทำบัตรโยงในตู้เก็บเอกสาร เป็นต้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา มีการทำบัญชีรายการสำหรับค้นเอกสารสารบรรณ ที่ต่อมาใช้เครื่องพิมพ์ดีดแทน การเขียน
3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
การจัดการสารสนเทศเกิดขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสารสนเทศมีปริมาณมากมาย รูปลักษณ์หลากหลายคอมพิวเตอร์มีพัฒนาการของจากอดีตถึงปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ในระยะแรก ตั้งแต่ ค.ศ. 1946 มีการประดิษฐ์คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีหลอดสูญญากาศ ใช้ในงานค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การสำรวจสำมะโนประชากร ซึ่งต่อมา เครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนามาใช้เทคโนโลยีทรานซิสเตอร์ มีขนาดเล็กลง และนำมาใช้ในงานทางด้านคณิตศาสตร์และวิศวกรรม ช่วงทศวรรษที่1960 คอมพิวเตอร์เริ่มใช้แผงวงจรรวมหรือไอซี และแผงวงจรรวมขนาดใหญ่ และนำมาใช้งานการสื่อสารข้อมูล และงานฐานข้อมูล เพื่อลดภาระงานประจำโดยทรัพยากรอยู่ในรูปของกระดาษ เห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์ถูกพัฒนานำมาใช้งานตามสมรรถนะที่เพิ่มขึ้น
ในระยะต่อมาเป็นการนำมาใช้พัฒนาเป็นระบบสารสนเทศในงานเฉพาะทางต่างๆ เช่น ระบบห้องสมุดมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัตรรายการเป็นเครื่องมือช่วยค้นทรัพยากรสารสนเทศทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ และสื่อโสตทัศนประเภทต่างๆ ระบบงานเอกสารสำนักงานปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้นในช่วง ค.ศ.1970 จึงนำมาจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นข้อมูลจากกระดาษ จัดเก็บในลักษณะแฟ้ มข้อมูล ต่อมา ได้เริ่มพัฒนาระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อเอื้อต่อการจัดการสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนขึ้น
พัฒนาการของคอมพิวเตอร์ในระยะหลังเป็นไปอย่างรวดเร็ว และเพิ่มสมรรถนะขึ้นอย่างมากมายตามยุคต่างๆ ในยุคหลังๆ จึงใช้ในงานที่สามารถหาเหตุผลด้วยวิธีการต่างๆ รวมทั้งเลียนแบบวิธีคิดของมนุษย์
ช่วงค.ศ. 1980 เป็นต้นมาพัฒนาการคอมพิวเตอร์ก้าวหน้าขึ้น อาทิ ไมโครคอมพิวเตอร์แม้มีขนาดเล็กลงแต่มีสมรรถนะมากขึ้น มีการใช้คอมพิวเตอร์จัดการสารสนเทศในงานต่างๆ ทั้งการศึกษา การแพทย์ ธุรกิจ เป็นต้น โดยจัดทำระบบฐานข้อมูลช่วยงานด้านต่างๆทั้งการบริหาร การตัดสินใจที่ใช้ง่ายและดีกว่าเดิม ระบบสารสนเทศมุ่งตอบสนองทั้งความต้องการส่วนบุคคลของผู้ใช้ และการตอบสนองความต้องการในการทำงานตามหน้าที่ในองค์การมากขึ้น และเปลี่ยนจากเพิ่มประสิทธิผลไปสู่การใช้งานเชิงกลยุทธ์
การใช้คอมพิวเตอร์ในระยะตั้งแต่ ค.ศ. 1990 เป็นต้นมา การพัฒนาระบบเครือข่ายโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเชื่อมโยงระบบฐานข้อมูล และการใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดการระบบฐานข้อมูลผ่านระบบออนไลน์อย่างกว้างขวาง ขยายการทำงาน การบริการ การค้า ธุรกิจ การคมนาคม การแพทย์ เป็นต้น กระทำได้อย่างกว้างขวางในลักษณะเครือข่ายความร่วมมือใช้สารสนเทศร่วมกัน สื่อสารสารสนเทศทั้งตัวอักษร ภาพ เสียงเพื่อการดำเนินงานระหว่างองค์การของทั้งหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน
การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษา ซึ่งจะแยกเป็นรายละเอียดดังต่อไปนี้
3.2.1) การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียน การมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด ซึ่งใน ปัจจุบันจะมีการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดเก็บ โดยการนำข้อมูลที่กรอกลงในแบบกรอกข้อมูลที่เป็นกระดาษมาป้อนข้อมูลเข้า เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการอ่านข้อมูลจากบัตรประจำตัวนักเรียนที่มีรหัสแท่งเพื่อลงเวลามาเรียน ใช้ในการยืมคืนหนังสือ การป้อนข้อมูลความประพฤติของนักเรียนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
3.2.2) การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.2.3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการแบ่งเป็น แฟ้มหนังสือ แฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อสะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆตามที่ต้องการแนวทางในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้
-การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียงข้อมูลไว้เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลเสมอ เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ การจัดเรียงรายชื่อนักเรียนตามเลขประจำตัว ตามหมายเลขห้อง ตามเลขที่ของนักเรียน เป็นต้น
-การสรุปผล ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบได้ ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ เช่น จำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้นและเพศ สรุปการมาเรียนของนักเรียนแต่สัปดาห์ สรุปรายงานคะแนนความประพฤติของนักเรียน สรุปรายชื่อนักเรียนที่ยืมหนังสือเกินกำหนด
-การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย เช่น การหาค่าผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนรายภาคเรียน หรือ รายปี
-การค้นหาข้อมูล บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว เช่นการค้นหาข้อมูลหนังสือของห้องสมุด
3.2.4)การดูแลรักษาสารสนเทศ
การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน การดูแลรักษาข้อมูลจะต้องมีการ การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปได้
3.2.5)การสื่อสาร
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา เช่น การสืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน การรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านระบบเครือข่าย เป็นต้น
ที่มา : หนังสือประกอบการสอนวิชาการจัดการสารสนเทศยุคใหม่ในชีวิตประจำวัน 0026008
4. จงยกตัวอย่างการจัดการสารสนเทศที่นิสิตใช้ในชีวิตประจำวันมา อย่างน้อย 3 ตัวอย่าง
ตอบ 4.1 ด้านการเก็บรวบรวมข้อมูล นิสิตได้ทำการการค้นหาข้อมูล search engine เกี่ยวกับเรื่องเครื่องบินรุ่นต่างๆ ที่สนใจ มีทั้งบริษัทที่ผลิต ดีไซน์ กำลังการขับเคลื่อนต่าง เพื่อทำการเก็บรวบรวมเป็นข้อมูล
4.2 ด้านการประมวลผลข้อมูล นิสิตได้นำข้อมูลที่ได้มาทำการรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล และจัดเรียงข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต โดยจะตั้งชื่อไฟล์ต่างๆตามชื่อรุ่น เรียงจาก A-Z
4.3 ด้านการดูแลรักษาข้อมูล นิสิตจะทำการจัดเก็บไฟล์ไว้ใน USB DRIVE และทำสำเนาเก็บไว้ในที่ต่างๆ เช่น ใน One Drive , facebook เป็นต้น แน่นอนว่าสิ่งที่นิสิตทำเป็นประจำคือ การปรับปรุงข้อมูล ซึ่งเป็นการแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอนั่นเอง
ที่มา : https://sites.google.com/site/karyktawxyangngan/kar-cadkar-sarsnthes
เขียนเมื่อ : 17 มิถุนายน 2559
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น